Il contributo dell’e-procurement

Intervista a Francesco Cavazzana, Responsabile del Servizio Gare e Acquisti Servizi e Forniture del Politecnico di Milano

Gli acquisti del Politecnico di Milano abbracciano una grande varietà di ambiti merceologici, alcuni di particolare complessità e specificità ma, nonostante ciò, l’utilizzo degli strumenti e delle iniziative di Acquisti in Rete da parte dell’Ateneo è ormai entrato nella quotidianità. “Il Politecnico - spiega Francesco Cavazzana, Responsabile del Servizio Gare e Acquisti Servizi e Forniture - ha da sempre creduto fortemente nella digitalizzazione degli acquisti. Già dal 2011 tutte le procedure al di sopra dei 40.000 euro erano svolte in forma digitale e, dal 2013, gran parte di tutte le procedure passano tramite la piattaforma Acquisti in rete P.A..”

Il Politecnico utilizza abitualmente Convenzioni e Mercato Elettronico, ma anche il Sistema dinamico di acquisizione, uno strumento forse più complesso ma con grandi potenzialità.

“Il Sistema dinamico è una soluzione molto interessante, che abbiamo utilizzato in tante procedure, in quanto rappresenta un ottimo compromesso tra le Convenzioni e le gare aperte condotte in autonomia dall’Amministrazione. Le Convenzioni sono una soluzione già completamente predefinita, che è comodissima e ha tanti vantaggi in termini di velocità di attivazione, di semplicità, etc., ma ha il difetto di essere molto standardizzata e non sempre adattabile alle specifiche necessità della stazione appaltante. D’altra parte, l’alternativa della gara aperta come singolo ente è una scelta che richiede un grande sforzo di progettazione e di gestione amministrativa della gara, che ricade interamente sulla singola Amministrazione.” “Il Sistema dinamico – continua Cavazzana - mette a fattor comune di tutte le Amministrazioni le specifiche competenze di Consip nei vari settori merceologici, rendendo disponibili capitolati di gara, schede di raccolta dati e altri materiali. Il Politecnico, e l’Amministrazione in genere, trova utilissimo quanto fatto, che offre un grande vantaggio e risparmio di tempo e la possibilità di declinare i documenti di gara rispetto alle specifiche esigenze. È questa flessibilità a essere interessante, soprattutto nell’ambito dei servizi.

Il Sistema dinamico si propone quindi come una soluzione altamente personalizzabile che facilita il lavoro delle Amministrazioni senza limitarne l’autonomia organizzativa.

In ambito facility management, il Politecnico di Milano ha utilizzato tutti i bandi istitutivi del Sistema dinamico disponibili. Ha pubblicato appalti specifici sui servizi di manutenzione di impianti antincendio, impianti elevatori, impianti elettrici e di condizionamento e un appalto specifico per le pulizie e i servizi di ausiliariato.

Il dott. Cavazzana ci spiega.“L’ateneo aveva l’esigenza di rinnovare tutti i contratti di manutenzione e ci è piaciuta la logica di separazione dei diversi ambiti di specializzazione dei bandi del Sistema dinamico sul facility management. Ciò consente un elevato dettaglio progettuale dei diversi servizi di manutenzione. La documentazione entra molto in dettaglio sulla gestione dei singoli servizi e credo che questo sia un grande valore tecnico. I capitolati già predisposti da Consip ci hanno aiutato ad avere una impostazione generale pronta per raccogliere tutte le informazioni necessarie, con schede per la raccolta dati pronte all’uso. È stato faticoso, perché abbiamo dovuto raccogliere i dati in una forma diversa da quella in cui erano già raccolti internamente ma, allo stesso tempo, abbiamo avuto consapevolezza di quali siano le informazioni che servono al mercato e di quali dati mancassero.” Ma anche se il Politecnico ha dovuto affrontare una gran mole di lavoro tecnico, ha potuto comunque apprezzare le tempistiche ridotte garantite dal Sistema dinamico, ben diverse da quando si parte da zero.

Per quanto riguarda la personalizzazione dell’appalto, l’Ateneo ha agito principalmente su due fronti. Da un lato, ha specificato dettagliatamente le modalità di svolgimento dei servizi manutentivi per ridurre al minimo l’interferenza con l’attività di didattica e di ricerca: è sicuramente diverso pulire un ufficio, rispetto a pulire dei laboratori o delle aule dove si svolge la didattica per 12 ore al giorno.“È evidente come, sia in termini di orari sia di tipologia di spazi, sia in termini di sicurezza – specifica il dott. Cavazzana – il profilo di un’università sia particolare e come, di conseguenza, la possibilità di personalizzazione rispetto alla classica Convenzione sia estremamente utile”. Il secondo ambito di personalizzazione da parte del Politecnico è stato quello dell’integrazione dei sistemi informativi. Nel corso degli anni, l’Ateneo ha fatto un grosso investimento per dotarsi di un sistema informativo tecnico e di ticketing per il facility management e la libertà progettuale garantita dal Sistema dinamico ha fatto sì che potesse incentrare il servizio proprio sull’applicativo del Politecnico.“Il servizio è stato declinato sulle esigenze dell’Ateneo progettando workflow, poi allegati come documenti di gara, che descrivono la gestione di una richiesta manutentiva utilizzando i sistemi informativi dell’ateneo. In questo modo avremo una completa visibilità del servizio e raccoglieremo un patrimonio informativo sulla gestione manutentiva che ci sarà utile anche in futuro. È stato un grande lavoro e rappresenterà un grande vantaggio, possibile solo grazie al fatto di aver potuto personalizzare fortemente la documentazione.” Ma Cavazzana continua. “Ormai i contratti sono quasi tutti avviati da circa un anno e, in quest’anno, abbiamo apprezzato il dettaglio della documentazione di gara predisposta da Consip che prevede le frequenze degli interventi manutentivi e consente quindi un controllo puntuale su tutti i servizi effettuati. E anche l’integrazione con il nostro sistema informativo sta portando i suoi frutti garantendoci una conoscenza reale della gestione dei servizi di facility management.”

I risultati sono stati interessanti anche sul tema della concorrenza. In tutti gli appalti specifici c’è stata una buona partecipazione da parte delle imprese, con un numero di partecipanti tra i 5 e i 10. Un numero, secondo il responsabile del Servizio Gare e Acquisti Servizi e Forniture, “giusto” per avere una reale concorrenza, senza però il timore che tantissime offerte rendessero ingestibile la procedura. Dal punto di vista economico, il Politecnico è soddisfatto dei risultati raggiunti, “prezzi buoni” senza neanche sconti eccessivi che potessero poi portare problemi sull’erogazione dei servizi. Il dott. Cavazzana ci tiene, inoltre, a sottolineare come un altro aspetto molto interessante del Sistema dinamico sia il fatto che consenta alle imprese partecipanti di offrire un prezzo realmente basato sulla singola Amministrazione ed è tanto più interessante quanto più si tratti di situazioni particolari, come possono essere un’università o un palazzo di giustizia.

Il Politecnico di Milano utilizza abitualmente il Mercato Elettronico e ha utilizzato questo strumento di negoziazione sotto soglia anche per i lavori di manutenzione, edili e per opere specializzate.

“Trovo che il MePA sia assolutamente adatto e comodo per le procedure di lavori di manutenzione così come per tutte le altre procedure. Nell’ambito delle manutenzioni la categoria merceologica di abilitazione è molto bene identificata e estremamente precisa, per cui grazie al MePA risulta facilissimo avere un’ampia rosa di fornitori già qualificati per la specifica categoria. Sul Mercato Elettronico il Politecnico utilizza abitualmente le RDO aperte, garantendo così una buona concorrenza pur senza avere una partecipazione eccessiva.

Un altro aspetto del MePA apprezzato dall’Ateneo è la possibilità di ricorrere alla valutazione automatica delle offerte , quando i criteri qualitativi sono stati espressi in forma tabellare e sono quindi valutati direttamente dal sistema. Infatti, a seconda delle procedure, il Politecnico utilizza il criterio del prezzo più basso o quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa con valutazione da parte della commissione o con valutazioni tabellari automatiche, che indubbiamente presentano grandi vantaggi in termini di semplicità e velocità della procedura.

Le prossime acquisizioni importanti che il Politecnico di Milano affronterà a breve sono relative al servizio di trasferte di lavoro e ai servizi assicurativi.

Per le trasferte di lavoro il Politecnico, dopo aver utilizzato con successo le precedenti edizioni, aderirà al nuovo Accordo quadro per la Gestione integrata delle trasferte di lavoro. “Il fatto di avere un Accordo quadro per i viaggi così ben strutturato ci ha consentito di dare un servizio in più ai nostri utenti che devono viaggiare, riducendo moltissimo sia i rimborsi per missione sia gli altri piccoli affidamenti fatti per i singoli biglietti. Una drastica riduzione del lavoro amministrativo.”Su altri fronti, il Politecnico dovrà affrontare alcune procedure sul tema delle assicurazioni per i quali auspica un ampliamento del Sistema dinamico dedicato attualmente alle sole RC auto.“È un ambito merceologico molto specifico che richiede conoscenze elevate e per il quale un capitolato già scritto da professionisti faciliterebbe moltissimo le Amministrazioni. Il Politecnico si è costruito negli anni una certa competenza sul settore, ma una qualsiasi Amministrazione che debba affrontare i difficili temi legati al mondo assicurativo trarrebbe grandi benefici dalla presenza di una iniziativa dedicata su Acquisti in rete. E senza dubbio il Sistema dinamico è lo strumento più adatto.”

“Ovviamente nel caso di un Ateneo esistono alcuni ambiti particolari, con procedure sopra soglia che non consentono l’utilizzo del MEPA e per i quali, in assenza di Accordi quadro, Convenzioni e Sistema dinamico, ci indirizziamo sulla piattaforma per le gare in modalità ASP o sulla piattaforma SINTEL della Regione Lombardia.”

In un contesto in cui spending review, dematerializzazione e trasparenza sono argomenti all’ordine del giorno, il valore aggiunto degli strumenti di e-procurement è sempre maggiore.

Le parole di Francesco Cavazzana sono molto chiare. Gli strumenti di e-procurement sono fondamentali e lo sono per una serie di ragioni: perché consentono la tracciabilità completa di tutto il processo di gara, rendono le gare semplici e veloci e allo stesso tempo trasparenti. Rivoluzionano il concetto di procurement pubblico perché, grazie alla semplicità e velocità, consentono di estenderne l’utilizzo anche alle procedure di piccolo importo. È possibile confrontarsi con il mercato e fare rotazione e, non a caso, il Politecnico pubblica moltissime RDO aperte anche per importi bassi.

“Ma - sottolinea Cavazzana - l’importante è che l’e-procurement sia utilizzato con lo scopo di fare insieme efficienza e trasparenza e non sia visto come un obbligo o un’ulteriore procedura burocratica. A volte l’obbligo serve a “smuovere”, perché il cambiamento è faticoso e quindi gli obblighi normativi servono, ma vanno affrontati in un’ottica di opportunità di cambiamento organizzativo, di sviluppo e di miglioramento. Se non ci fossero i mercati elettronici tutto quello che viene chiesto oggi in termini di trasparenza, rotazione, etc. sarebbe impossibile, o richiederebbe tempi che non sono più concepibili. C’è stato un grosso cambiamento in termini di efficienza interna e sono quindi richieste velocità di reazione simili a quelle del privato. Se c’è un’attenzione ai tempi, alla qualità ai servizi dati al cittadino - allo studente nel nostro caso - allora è necessario che tutta la macchina segua la stessa velocità, anche gli approvvigionamenti. E allora, un rallentamento, anche in nome della trasparenza, diventa un problema, rischiando di opporre efficienza e trasparenza. I sistemi di e-procurement sono l’unica soluzione.”

E, ancora con uno sguardo al futuro, il Politecnico si augura un ampliamento degli strumenti a disposizione, per effettuare richieste preventivi e indagini di mercato, procedure più flessibili che la norma prevede nell’ambito dell’affidamento diretto.“L’integrazione con queste nuove procedure sarebbe molto importante perché renderebbe l’utilizzo del Mercato Elettronico sempre più semplice e applicabile a tutte le circostanze” conclude Francesco Cavazzana.

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